Warum ist Projektmanagement für uns überhaupt so wichtig? Naja, in unserem Team Interactive Experiences beschäftigen wir uns im Regelfall mit der Entwicklung einer Website, einer App, eines Chatbots, … Genau angepasst an die Anforderungen und Wünsche unserer Kund*innen, mit einer klaren Timing-Vorgabe und mit einem festgelegten Ziel. Das klingt doch bekannt – wie definiert die IPMA ICB 4.0 nochmal ein „Projekt“? 🤔

Ein Projekt ist ein einmaliges, zeitlich befristetes, interdisziplinäres, organisiertes Vorhaben, um festgelegte Arbeitsergebnisse im Rahmen vorab definierter Anforderungen und Rahmenbedingungen zu erzielen.

Okay, wir arbeiten also ganz offiziell in Projekten. Das ist jetzt keine Überraschung. Aber das Wörtchen „organisiert“ hat es in der Praxis in sich. Die meisten von euch wissen: Projektmanagement ist keine triviale Aufgabe, und es lässt sich auch nicht jede Methode auf jedes Projekt übertragen.

Über die Jahre haben wir viel ausprobiert und uns mittlerweile einen flexiblen Standard erarbeitet, der uns in vielen Projekten optimal genutzt hat. Wir finden, es ist Zeit, unsere Erfahrungen mit euch zu teilen. Und deswegen geben wir euch heute einen Einblick, wie unser Projektmanagement funktioniert und warum wir die Dinge so tun, wie wir sie tun.

Projekt-Team & Rollen

Der erste Schritt nach der Beauftragung: Wir stellen das Team zusammen, das in diesem Projekt mitwirken wird. In den allermeisten Fällen brauchen wir dafür verschiedene Disziplinen: Strateg*innen, Designer*innen, Texter*innen, Entwickler*innen, … Die Zusammensetzung machen wir immer vom individuellen Projekt und seinen Anforderungen abhängig.

Oftmals kommen im Projektverlauf auch noch weitere Personen hinzu. Aber uns ist wichtig, dass es von Beginn an ein Kernteam mit Commitment gibt, das also sich für die Lieferung des perfekten Ergebnisses verantwortlich fühlt.

Bei den Rollen finden wir: Weniger ist mehr. Darum gibt es bei uns nur zwei explizit definierte Rollen im Projektmanagement:

• Project Lead: Hat den Gesamtüberblick über das Projekt, kümmert sich um die Einhaltung aller Meilensteine und ist primäre*r Ansprechpartner*in. Kurz gesagt: Leitet ganzheitlich das Projekt und sorgt dafür, dass am Ende ein spitzenmäßiges Ergebnis rauskommt.
• Technical Lead: Verantwortet die technische Umsetzung des Projekts. Arbeitet eng mit dem Project Lead zusammen und koordiniert das Entwicklungsteam in der Implementierungsphase.

Alle anderen Beteiligten sind gleichberechtigte und gleich wichtige Contributors und tragen ihren Teil zum Gesamtergebnis bei – egal ob Design, Texte, Code oder Qualitätssicherung.

Wir sind übrigens kein Fan von Hierarchien. Jede*r kann prinzipiell jede Rolle einnehmen! Ganz flexibel, wie es für das aktuelle Projekt ideal ist. Ein Technical Lead ist also nicht immer automatisch Senior Developer, und auch ich als Head-of arbeite zum Beispiel immer wieder gerne als Contributor an Projekten mit. So geben wir allen die Möglichkeit, Verantwortung zu übernehmen, Erfahrungen in verschiedenen Rollen zu sammeln und damit auch persönlich zu wachsen. 🚀

Kick-off: Workshop & Briefing

Wenn das Team aufgestellt ist, organisieren wir einen Kick-off-Workshop mit den Kund*innen und möglichst vielen Vertreter*innen aus dem Projektteam. Hierfür bereiten wir über Lucid ein interaktives, digitales Whiteboard vor und besprechen alle zentralen Themen. Je nach Projektumfang nehmen wir uns dafür zwei bis vier Stunden Zeit. Bei einem Website-Projekt beschäftigen wir uns zum Beispiel mit diesen Fragen:

• Welche Ziele werden mit der Website verfolgt?
• Was bietet der Wettbewerb, und was ist unser Alleinstellungsmerkmal?
• Wer sind die Zielgruppen?
• Wie verläuft die idealtypische Customer Journey?
  (Dazu habe ich übrigens den Beitrag Mit der Customer Journey Map zum perfekten Kundenerlebnis geschrieben)
• Welche Botschaften und Inhalte gilt es zu kommunizieren?
• Wie können diese Themen in einer ungefähren Sitemap organisiert werden?
• Welche Vorgaben und Wünsche gibt es zum Design?
• Welche anderen Kanäle und Maßnahmen gibt es?

In diesem Kick-off-Workshop schaffen wir also ein gemeinsames Verständnis für Sinn und Umfang des Projekts bei allen Beteiligten. Damit die Infos hängenbleiben, überführt der Project Lead die wichtigsten Eckpunkte zumeist in ein knappes Briefing-Dokument, das allen jederzeit zugänglich ist.

Ist das Briefing abgestimmt, geht’s dann wirklich los!

Agile oder Wasserfall?

Seit das Agile Manifesto 2001 veröffentlicht wurde, ist die Debatte gefühlt noch immer in vollem Gange: Welche Methodik ist besser? Agiles Projektmanagement oder klassisches Wasserfall-Modell, oder irgendeine Mischform? Hier kommt mein Take dazu:

Agiles Projektmanagement ist nicht per se besser!

Recherchiere ich im Internet, so bekomme ich unweigerlich den Eindruck, dass Agile in 2023 der einzig wahre Way-to-go im Projektmanagement ist. Und ich bin mir sicher, dass die Startups und Software-Giganten dieser Welt sich genau überlegt haben, warum sie zum Beispiel auf Scrum umgestellt haben. Denn wer ein eigenes (Software-)Produkt anbietet, für den ist die agile Methode ideal: Regelmäßige Updates, spontane Reaktion auf Veränderungen, Denken in User Stories – die Vorteile überwiegen ganz eindeutig. Da stimme ich zu 100 Prozent zu.

Aber in Agenturen ist die Ausgangssituation eine andere. Wir arbeiten im Auftrag unserer Kund*innen, und diese erwarten von uns ein sehr klar definiertes Arbeitsergebnis, professionelles Projektmanagement und Verbindlichkeit. Spontane Änderungen gibt es immer, aber meist keine großen Überraschungen oder Planänderungen. Das Timing ist oft von zentraler Bedeutung: Zum Tag X muss das Projekt bereit sein zum Launch. Auch das Budget ist nahezu immer festgezurrt.

Und da wird eine völlig agile Vorgehensweise zum Problem, weil die Sprints keine wirklich langfristige Planung zulassen – weder zeitlich, noch finanziell. Schnelle, regelmäßige Produktinkremente sind für unsere Kund*innen in den meisten Fällen wenig interessant, weil das Endergebnis zählt.

Unser Weg: Agiler Wasserfall

Unser Projektmanagement ist deswegen auf Makroebene ein klassisches Wasserfall-Modell: Wir definieren am Anfang die Zielsetzung und den zu erreichenden Soll-Zustand, machen eine zeitliche Vorausplanung per Gantt-Chart, und bearbeiten das Projekt dann in sequenziellen, teils parallelen Phasen. Das gibt unseren Kund*innen Planungssicherheit und ein gutes Verständnis vom Projektfortschritt. Da die Makroebene vom Project Lead verantwortet wird, hat sie bzw. er auch dafür zu sorgen, dass dieser Plan eingehalten und Abweichungen rechtzeitig kommuniziert werden.

Geht es jedoch an die technische Implementierung, wird das Projektmanagement bei uns intern agil: Nach der Abnahme des Designs übernimmt der Technical Lead die Koordination der Entwicklungsarbeit. Das ist insbesondere dann wichtig, wenn mehrere Contributoren an der technischen Umsetzung mitwirken. Der Technical Lead teilt die Arbeit in priorisierte Arbeitspakete ein (z. B. Abschnitte einer Website), die sich die Entwickler*innen dann nach dem Pull-Prinzip selbstständig zur Bearbeitung vornehmen. Das ist kein klassisches Sprint-Vorgehen à la Scrum, erlaubt uns aber dennoch eine flexible und agile Umsetzung des Projekts. Auch spontane Anpassungen, Problemlösungen oder Neupriorisierungen sind damit möglich.

Die Vorteile unseres dualen Ansatzes

• Zeitliche und finanzielle Planbarkeit für Kund*innen 💶
• Leicht nachvollziehbarer Fortschritt des Projekts 📈
• Gesamtverantwortung für das Projekt beim Project Lead 🏅
• Verantwortung für die technische Umsetzung beim Technical Lead 💻
• Flexible Reaktion auf Veränderungen im Projektverlauf ✌️
• Eigenverantwortliche Zusammenarbeit der Entwickler*innen 🤝

Tools & Kommunikation

Die Methodik ist das eine, aber ein Schlüsselelement des Projektmanagements ist natürlich Kommunikation. Von E-Mails über Videocalls bis zu Ticketsystemen sind die Möglichkeiten so vielfältig geworden, dass die Auswahl des besten Werkzeugs gar nicht mehr so einfach ist. Wie regeln wir das also bei uns?

Unser Tool der Wahl: Teamwork

Als zentrales Medium nutzen wir die Projektmanagement-Lösung von Teamwork. Schon seit vielen Jahren setzen wir auf dieses Werkzeug und bilden alle projektbezogenen Prozesse hierin ab:

• Aufgabenmanagement mit Verantwortlichkeiten
• Wasserfall-artige Zeitplanung per Gantt-Chart
• Kanban-Board zur Visualisierung des Gesamtstatus
• Priorisierung von Aufgaben für die technische Umsetzung
• Zeiterfassung direkt an den jeweiligen Aufgaben
• Dokumentation von Informationen in Nachrichten und Notizbüchern
• Transparente Abstimmungen über Kommentare

Auch unsere Kund*innen laden wir in das Tool ein. Damit überwinden wir die wahrgenommene Schwelle zwischen Kund*in und Auftragnehmer*in und schaffen ein kommunikatives Umfeld auf Augenhöhe. Das bringt handfeste Vorteile: Wir geben unseren Kund*innen vollständigen Einblick in das Projektmanagement und ermöglichen direkte Abstimmungen über Kommentare und Nachrichten direkt an den jeweiligen Aufgaben. Damit sind alle Absprachen sauber dokumentiert und wir vermeiden lange E-Mails und Informationslücken.

Regelmäßiger Jour fixe

Bei den meisten Projekten organisieren wir außerdem einen zweiwöchentlichen Jour fixe mit den Kund*innen. Hier besprechen wir anhand des Kanban-Boards in Teamwork gemeinsam den Fortschritt, holen uns punktuell Feedback ein und schauen, welchen Input wir für die nächsten Phasen brauchen. Durch den Serientermin stellen wir außerdem sicher, dass es keinen Leerlauf gibt und dass jede*r jederzeit weiß, wo wir gerade stehen. Denn wir finden: Transparenz ist beim Projektmanagement der Schlüssel zum Erfolg.

Das schließt aber zusätzliche Abstimmungen nicht aus. Oft haben wir beispielsweise eigene Termine für Feedbacks zu Wireframes oder Designs. Diese Themen benötigen oft mehr Zeit, als der Jour fixe bietet, sind aber wiederum nicht für alle Beteiligten relevant.

Zeit für die Retrospektive!

Haben wir ein Projekt abgeschlossen, ist uns natürlich das Feedback unserer Kund*innen sehr wichtig. Darum fragen wir aktiv nach, was aus ihrer Sicht gut gelaufen ist, und was wir beim nächsten Mal noch besser machen könnten. Denn Raum für Optimierungen gibt es immer.

Mindestens genauso wichtig ist für uns aber der Blick nach innen: Wie haben sich Project Lead, Technical Lead und Contributors im Projekt gefühlt? Was lief rund, wo kamen wir ins Stolpern? Kam jede*r mit ihrer bzw. seiner Rolle gut zurecht? Was wollen wir zukünftig anders machen?

Diesen Fragen stellen wir uns ehrlich und überlegen gemeinsam, was wir aus dem Projekt fürs nächste Mal mitnehmen. Durch die unterschiedlichen Perspektiven der Beteiligten ergibt sich ein sehr vollständiges Bild mit wertvollen Erkenntnissen. Und das erlaubt uns dann, unsere Standards zu verbessern und sie euch hier als Blogbeitrag näherzubringen.

Und was ist eure Erfahrung?

Habt ihr ähnliche Erfahrungen gemacht oder seid ihr vielleicht ganz anderer Meinung? Dann schreibt mir auf LinkedIn! Ich bin gespannt auf eure Perspektive und erkläre euch gern genauer, warum wir uns für diesen Weg des Projektmanagements entschieden haben. 🫶

Oder habt ihr ein Projekt für uns? Dann schreibt uns doch einfach mal an und wir schauen gemeinsam, wie wir euch am besten weiterhelfen können 🤗