Die Mitarbeiterkommunikation dient einer Vielzahl wichtiger Zwecke und ist entscheidend für das reibungslose Funktionieren eurer Organisation und hilft maßgeblich bei der Erreichung eurer Unternehmensziele.

Zusammen mit unserem Partner Staffbase, dem führenden Anbieter von Plattformen für Mitarbeiterkommunikation, haben wir für euch einige Beispiele bekannter Unternehmen aus dem Mittelstand zusammengetragen. Folglich erfahrt ihr in diesem Artikel, wie ihr die Effizienz, Produktivität und das Engagement eurer Mitarbeitenden steigert.

Unternehmerische Ziele der Mitarbeiterkommunikation

Eindeutige und intern kommunizierte Ziele sind der Schlüssel zum Erfolg. Ziele geben die Richtung vor, sie motivieren euch und eure Mitarbeitenden und helfen so, eure Pläne zu verwirklichen.

Lt. Trendmonitor 2022 verfolgen die befragten Unternehmen dabei folgende Absichten:

Natürlich können die genauen Ziele je nach Unternehmen und spezifischen Umfeld abweichen. Generell zielen aber alle Punkte darauf ab, die Kommunikation innerhalb einer Organisation zu optimieren und zu stärken.

In Anbetracht der Tatsache, dass (leider) nur ca. 13,5 % der im Trendmonitor 2022 befragten Unternehmen angaben, dass sie ein professionelles und umfassendes Konzept für ihre Mitarbeiterkommunikation besitzen, ist es für euch umso ratsamer, aus den folgenden Beispielen zu lernen und ein detailliertes Konzept zu erstellen.

Wir haben uns die Projekte der drei namhaften Unternehmen Geberit, DHL und Heraeus genauer angeschaut und folgende Aspekte analysiert:

Unternehmerische Herausforderungen der heutigen Zeit

In der heutigen dynamischen Geschäftswelt stehen Unternehmen vor einer Vielzahl von unternehmerischen Herausforderungen, die sowohl Chancen als auch Risiken mit sich bringen. Die folgenden Aspekte verdeutlichen euch die großen Aufgaben, vor denen unsere Mittelständler standen.

Dezentrale Organisationsformen

Zahlreiche Firmen- und/oder Produktionsstandorte in diversen Ländern und eine hohe Anzahl Mitarbeitenden, die an gemeinsamen Projekten und Aufgaben arbeiten

Befähigung(smaßnahmen) der Belegschaft

Die gesamte Belegschaft, unabhängig davon, ob Büro- oder Produktionsmitarbeitende, soll standort- und geräteunabhängig über eine zentrale Kommunikationsplattform erreicht werden.

Rasches Einarbeiten neuer Mitarbeitender

Neue Mitarbeitende müssen kulturell und informell besser und schneller integriert und der Onboarding-Prozess optimiert werden.

Zahlreiche Aufgaben parallel

Viele unterschiedliche Aspekte müssen gleichzeitig berücksichtigt werden: sprachliche, thematische und kulturelle Unterschiede.

Die digitale Transformation

stellt Unternehmen vor Aufgaben wie technologische Veränderungen, den Schutz sensibler Daten und Innovations- und Kommunikationsförderung.

Anforderungen an moderne interne Kommunikationssysteme

Durch die Betrachtung der drei Fallbeispiele lassen sich unterschiedliche Herangehensweisen zur Bewältigung von Herausforderungen verdeutlichen, die von proaktiven Strategien zur Digitalisierung bis hin zu innovativen Ansätzen für Mitarbeiterengagement reichen.

• Es sollten möglichst alle Informationen und der überwiegende Anteil an parallel genutzten Tools und Systemen in einer ganzheitlichen Lösung gebündelt werden. Dabei kann das neue interne Kommunikationssystem als eine Art Hub/Verteiler dienen
• Das System sollte über eine Desktop- (Front-Door-Intranet) und mobile Version/App verfügen
• Einfache und gewohnte Interaktionsmöglichkeiten wie Likes, Kommentare und/oder Teilnahmen an Umfragen o.ä. sollten gewährleistet sein und ausgiebig genutzt werden
• Das System sollte möglichst intuitiv zu bedienen sein
• Personalisierbare und maßgeschneiderte Nutzeransichten und Inhalte, auf Basis von jeweiligen Rollen und Relevanzkriterien, sollen für die nötige Mitarbeiterakzeptanz sorgen
• Das System sollte auch ein reibungsloses Zusammenspiel diverser Drittsysteme wie z.B. Microsoft 365 ermöglichen
• Das System sollte schnell implementierbar und möglichst ausbaufähig sein
• Unternehmenskultur und Employee Experience/Mitarbeitererfahrung sollen gleichsam verbessert werden

Beispiele für erfolgreiche Methoden bei der Einführung einer Mitarbeiterkommunikation

Die Lösung unternehmensspezifischer Probleme erfordert oft kreative Ansätze und vielfältige Methoden. Anhand der nachfolgenden drei Beispiele aus der Praxis untersuchen wir die jeweiligen Herangehensweisen und zeigen euch auf, wie unsere Beispielunternehmen ihre jeweiligen Herausforderungen erfolgreich gemeistert und eine sinnstiftende Mitarbeiterkommunikation eingeführt haben.

Der Geberit-Lösungsansatz:

1. Storytelling: Der Mensch muss bei allen Kommunikationsmaßnahmen im Mittelpunkt stehen. Alle Inhalte und Botschaften sollten daher so vermittelt werden, dass sie verständlich und auf eure Mitarbeitenden ausgerichtet sind.
2. Ressourcen bündeln & schonen: Durch die Zusammenführung zweier Abteilungen zu einer internen Kommunikationsabteilung, die sich völlig autark um strategische und operative Themen im Bereich Firmen- bzw. Mitarbeiterkommunikation kümmert und so aktiv die eigene IT-Abteilung schont.
3. Erweiterung der Verantwortlichkeiten: Zusätzlich zur Planung, Erstellung und Kommunikation von Inhalten und Botschaften sind Kommunikator*innen auch dafür verantwortlich, die Reaktionen und das Feedback der Zielgruppen zu analysieren, um die Kommunikationsstrategien kontinuierlich zu optimieren.
4. Berufung von Systemberater*innen: Diese kümmern sich sowohl um die Schulung aller Stakeholder und Nutzer als auch um die stetige inhaltliche und technische Weiterentwicklung des Systems.

Der DHL-Lösungsansatz:

DHL ist mit dem 4C-Engagement-Konzept als Lösungsansatz erfolgreich. Dieser berücksichtigt die folgende „smarten Aspekte“:

Der Heraeus-Lösungsansatz:

1. Die „Ablösung“ der bisher genutzten SharePoint-Lösung nebst Mitarbeiterzeitung, aufgrund dessen erhebliche Einsparungen zu einem schnellen ROI geführt haben
2. Die richtungsweisende Entscheidung für ein „Mobile First Intranet“, also die Bevorzugung der mobilen Ausrichtung und Nutzbarkeit
3. Förderung der digitalen Kultur durch das Ermöglichen von Interaktion, das grundsätzliche Zulassen der Kommentarfunktionen, Like-Buttons, integrierte Chats, einer Social Wall und einem sog. Marktplatzes
4. Automatisierte Sprachübersetzungen, damit auch alle Mitarbeitenden in ihrer jeweiligen gewohnten Sprache und Tonalität erreicht werden können
5. Die Integration eines sog. Launchpads, über die alle wichtigen (Dritt-)Anwendungen erreicht werden können

Fortschritte, die mit erfolgreicher Mitarbeiterkommunikation erreicht werden können

In Anbetracht von gestiegenen Seitenaufrufen, erhöhten Registrierungsraten, dem Gewinn von Auszeichnungen und den folgenden Resultaten, können unsere Firmenbeispiele stolz auf die erzielten Fortschritte in ihrer Unternehmensentwicklung zurückblicken.

Ihr merkt: Das Thema der innerbetrieblichen Informationsübermittlung bedarf detaillierter Vorbereitungen, stellt aber sicherlich keine Raketenwissenschaft dar. Mit den richtigen Partnern an der Seite, einem passenden Firmenintranet und einem maßgeschneiderten Kommunikationskonzept für die künftige Mitarbeiterkommunikation, seid ihr gut gerüstet und eurem Wettbewerb einen Schritt voraus.

Wie ermitteln Unternehmen den Erfolg ihrer internen Kommunikationsmaßnahmen?

Im Sinne einer kontinuierlichen Verbesserung der internen Kommunikationsmaßnahmen sind für die meisten Unternehmen die folgenden 5 Kriterien am bedeutendsten: 

1. 75,3 % messen, welche Inhalte am relevantesten für die Mitarbeitenden sind
2. 72,8 % ermitteln, welche Kanäle am beliebtesten sind
3. 49,3 % prüfen, ob die Mitarbeiter*innen die Inhalte erhalten
4. 30,8 % beobachten, ob die Mitarbeiter*innen die Inhalte aufnehmen und sich entsprechendes Wissen bilden
5. 27,1 % überprüfen, ob die Mitarbeiter*innen auf Basis der gespielten Inhalte und Botschaften handeln

Planen, Kommunizieren, Messen, Optimieren und wieder von vorne. Seht es sportlich – ganz nach der Devise: „Nach dem Spiel ist vor dem Spiel“.

Und noch ein letzter Tipp:

Teilt euch das Projekt in handliche und verdauliche Häppchen ein. Wir raten euch daher, euer Mitarbeiterkommunikationsprojekt in mindestens 4 Phasen bzw. Projektabschnitte einzuteilen:

Jede Phase hat ihre individuellen Themen und Aufgaben. Das Granulieren erleichtert euch aber in jedem Fall eure Arbeitsorganisation und ihr kommt eurem Ziel im wahrsten Sinne „step-by-step“ näher.

Fazit: Mitarbeiterkommunikation ist ein „Must-have“

Abschließend können wir feststellen, dass die interne Kommunikation heute nicht mehr nur noch ein Sprachrohr der Unternehmensführung ist, sondern vielmehr eine eigenständige und strategisch handelnde Instanz darstellt. Richtig eingesetzt, kann sie maßgeblich zu eurer allgemeinen Modernisierung und digitalen Transformation beitragen.

Lasst uns dazu gerne in einen persönlichen Austausch gehen und gemeinsam erörtern, wie wir eure interne Kommunikation auf das nächste Level bringen können.