„Wie rechne ich Reisekosten ab?“, „Wie ist nochmal die IP-Adresse vom Drucker auf dem Flur?“, „Wer ist bei uns zuständig für Google Ads?“ – es gibt im Büroalltag Fragen, die sich wiederholen. Seit nun zwei Jahren setzen wir bei 247GRAD intern eine Wiki-Plattform bzw. ein Intranet ein, auf der wir verschiedenste Antworten sammeln. Wie unsere Erfahrungen damit sind? Das verraten wir euch hier!

Ein Wiki als interner Wissensspeicher

Der Einsatz eines Wikis hatte anfangs folgende Gründe:

• Einige Fragen zu internen Prozessen kamen wiederholt auf.
• Neue Mitarbeiter brauchten immer wieder die gleichen Informationen zum Eintritt in das Unternehmen.
• Es gab keinen zentralen Ort, an dem man Wissen ablegen konnte.
• Das manuelle Zusammensuchen von Informationen kostete enorm viel Zeit.
• Wir probieren gerne Neues aus.

In unserem Wiki gibt’s die Antworten zu den eingangs genannten Fragen, eingeteilt in Kategorien und für uns besonders wichtig: eine Suchfunktion für schon erstellten Inhalte. Zugänglich ist es nur für unsere Mitarbeiter, die dafür einen persönlichen Account erhalten haben. Technisch setzen wir statt auf das oft empfohlene MediaWiki auf WordPress: Das hat den Vorteil, dass das System sehr leicht zu bedienen ist und wir es ohnehin schon für dieses Blog einsetzen – es ist der gleiche Login für beide Systeme. Es ist also kein „echtes“ Wiki, mit einem passenden Theme für wenige Euro ließ sich das Layout aber gut anpassen. Wir haben uns nach einer Recherche für das Theme „KnowHow“ entschieden.

Update: Mittlerweile sind wir auf Microsoft SharePoint umgestiegen. Wir nutzen Office365 und somit kann man alles unter einem Login unterbringen (Einen Office365-Zugang hat ohnehin jeder Mitarbeiter). Der Wechsel der Technik hat eine höhere Akzeptanz bei den Mitarbeitern erwirkt. Zu Beginn war es natürlich wieder etwas Aufwand, das System einzurichten, anzupassen, den Content umzuziehen und die Kollegen zu schulen – dieser hat sich aber meiner Ansicht nach gelohnt.

Aber gerade hier gilt natürlich erst recht: Content ist King! Wichtige Themen, zu denen es Artikel gibt, sind unter anderem:

• Übersicht der Mitarbeiter und Aufgaben
• Organigramm
• Sitzplan
• Unternehmenswerte
• Drucker hinzufügen
• Corporate Design
• Material leihen und beschaffen
• Interne Social Media Insights
• Analytics & Monitoring Datenbank
• Thematisch relevante Blogs (Auswahl verschiedener Blogs zu Social Media, Online Marketing, usw. )
• Regeln (Arbeitszeit, Urlaub, Reisekosten, Ordnung, Umgang)
• Tools und Zugangsdaten
• Laufende Projekte & Ressourcenplanung

Außerdem hat jede Abteilung eine eigene Kategorie, in der Fachwissen enthalten ist; im Vertrieb z.B. wie man ein Angebot schreibt und man einen Kontakt im CRM-System erstellt, in der Entwicklung z.B. wie man eine Subdomain anlegt.

Das Wiki als Einstiegshilfe

Für neue Mitarbeiter gibt es einen großen Artikel „Mitarbeiterhandbuch“, in welchem erklärt wird, was am ersten Arbeitstag wichtig ist. Das erleichtert den Einstieg, auch wenn das natürlich nicht den persönlichen Ansprechpartner ersetzen kann, der sich für’s Onboarding ausreichend Zeit nimmt . Den selben Artikel kann man genauso nutzen, um Informationen schnell nachzuschlagen, wenn man etwas vergessen hat.

Screenshot aus unserem Intranet (realisiert mit SharePoint)

Ein großer Vorteil gegenüber einem statischen Dokument: Hier kann jeder mithelfen, Informationen aktuell zu halten. Das funktionierte am Anfang nur sehr mühsam, da sich das Wiki – wie jedes neue Tool – erst bei den Kollegen etablieren musste. Dadurch kam es häufig zum Hinweis „Bitte schau ins Wiki“, statt Fragen mündlich zu beantworten. Mittlerweile hat es sich aber durchgesetzt und immer mehr Kollegen legen selbst schon Artikel an oder editieren sie zumindest. Neue Mitarbeiter müssen nicht mehr alles einzeln abfragen. Aus unserer Sicht hat es sich gelohnt, die Arbeit zu investieren, da man längerfristig definitiv sehr viel Zeit spart, die man sonst mit den immer wiederkehrenden Fragen vergeudet hätte.

Zusammengefasst nochmal die Vorteile, die uns das interne Wiki uns gebracht hat

• Das Finden von Informationen zu internen Anlegegenheiten geht deutlich schneller.
• Informationen lassen sich zügig aktualisieren.
• Neue Mitarbeiter finden sich am Anfang besser zurecht.
• Es gibt weniger „ungeschriebene Gesetze“, sondern stattdessen Fakten.

Habt ihr auch ein Unternehmenswiki? Wo speichert ihr eurer internes Wissen?