Mittelständische Unternehmen spielen eine entscheidende Rolle in unserem Wirtschaftssystem und stehen dennoch vor einer Fülle von Herausforderungen. Eine der wichtigsten Faktoren, die den Erfolg dieser Unternehmen maßgeblich beeinflussen können, ist die interne Kommunikation. In diesem Artikel verdeutlichen wir euch daher die Vorteile der Betriebskommunikation und erklären euch, wie sie einen entscheidenden Wettbewerbsvorteil für euch erzielen kann.

Interne Kommunikation – was ist das eigentlich?

Im Grunde haben die interne und die externe Kommunikation vieles gemeinsam. Beide Kommunikationsarten sollen Menschen von euren Unternehmen, Produkten oder Dienstleistungen überzeugen und begeistern – beide sollen informieren, aktivieren und zielgruppenaffin kommunizieren. Im Gegensatz zur externen Kommunikation, die komplett außerhalb eurer Unternehmens-Bubble stattfindet, richtet sich die interne-, oder auch Mitarbeiterkommunikation, ausschließlich nach innen. Wenn ihr also effizient Innenkommunikation betreibt, so fördert ihr die Zusammenarbeit, stärkt das Mitarbeiterengagement und unterstützt die Anpassungsfähigkeit eurer Unternehmen. All das sind Schlüsselfaktoren für euren Erfolg in der heutigen Geschäftswelt.

Ist euch bewusst, dass der Großteil eurer Kommunikation rein intern stattfindet? Da drängt sich doch die Frage auf, warum einer regulierten und zielgerichteten Mitarbeiterinformation so wenig Aufmerksamkeit und Budget zukommt. Laut Trendmonitor 2022 verfügen über 59 % der befragten Unternehmen über keine eigene Abteilung für die interne Kommunikation. In Anbetracht der Tatsache, dass nur von innen heraus die richtigen und wichtigen Stellschrauben für den Unternehmenserfolg gestellt werden können, ist diese Tatsache äußerst unbefriedigend.

Wie ihr mit Firmenkommunikation die aktuellen Herausforderungen erfolgreich meistert

Laut Trendmonitor 2022* stellt heute nicht umsonst das Thema „Zukunftsfähigkeit“ eine der größten Herausforderungen für Unternehmen dar. Um diese Fähigkeit zu erlangen und zu behalten, müssen alle eure Mitarbeitenden dazu befähigt werden, aktiv intern zu kommunizieren. Wenn es früher hieß „wer schreibt, der bleibt“, so sollte es daher heute wohl eher lauten „wer schlecht (intern) kommuniziert, der verliert“. Ihr steht also vor nicht einfach zu beantwortenden Fragen, wie z.B.:

Wie könnt ihr mit begrenzten Ressourcen eine neue Kommunikationsstrategie entwickeln und umsetzen?

Stärkt eure Organisationsstruktur

Egal ob zentrale oder dezentrale Organisationsform mit hybriden oder Remote-Arbeitsplätze – aufgrund der Tatsache, dass die Koordination der Zusammenarbeit in der heutigen Arbeitswelt zunehmend komplizierter wird, stellt eine durchdringende Inhouse-Kommunikation eine immense Herausforderung für viele Unternehmen dar. Gleichzeitig bietet sie aber auch eine große Chance und kann zu einem echten Wegbereiter werden. Klare und effektive Kommunikation fördert die Zusammenarbeit zwischen den Mitarbeitenden und Teams. Dies ermöglicht es euch, Synergien zu nutzen, die Produktivität zu steigern und somit eure Organisationsstruktur zu stärken.

Konsolidiert eure Kommunikations- und Informationssysteme

Wenn eure Mitarbeitenden mehr Zeit damit verbringen, sich in diversen fragmentierten Systemen Informationen zu beschaffen und durch Intransparenz und unnötigen Zeitinvest häufig frustriert sind, dann machen flexible Arbeitsmanagementsysteme und Organisationsnetzwerke aus einem Guss umso mehr Sinn. Deshalb sollten möglichst alle internen Kommunikationssysteme in einem System vereint sein. Davon profitieren nicht nur eure Angestellten, auch ihr gewinnt. Durch die Effizienzsteigerung bei der Nutzung von nur einem zentralen Unternehmensportal, bleibt mehr Zeit für das Wesentliche übrig – nämlich den Projekten, die direkten Einfluss auf euren Business-Erfolg haben. 

Bindet eure Mitarbeitenden an eure Unternehmen

In Zeiten des akuten Fachkräftemangels werden Mitarbeitende immer bedeutsamer für euch und mindestens genauso wertvoll wie Kund*innen. Gerade neue Angestellte profitieren daher stark von verbesserter und zeitgemäßer Innenkommunikation. Sie steigert die Motivation und Identifikation und verbessert parallel die Mitarbeiter- und Bewerbererfahrung. Das hat einen direkten und äußerst positiven Einfluss auf eure Arbeitgebermarke. Es wird euch also künftig leichter fallen, neue Arbeitskräfte zu finden und bestehende an euch zu binden.

Mit welchen Mitteln könnt ihr traditionelle Kommunikationsstrukturen sprengen und eine offenere Kommunikationskultur etablieren?

Ermöglicht eine konsistente interne Kommunikation

Indem ihr Personal- und Unternehmensprozesse über Standorte und Abteilungen hinweg ermöglicht, relevante Beziehungen im Unternehmen herstellt und Informationen, Neuigkeiten und Projekte für alle Beschäftigten möglichst einfach und transparent an den passenden Personenkreis übermittelt und vermittelt.

Sorgt dafür, dass die Teamkommunikation Spaß macht

So entfacht ihr das Feuer und schafft die nötige Benutzerakzeptanz. Das schafft ihr, indem ihr eine rollenbasierte und zielgruppenaffine Kommunikationsstrategie entwickelt. Mittels eines spannenden Themen-, Medien- und Kanalmixes sorgt ihr dann außerdem für die besagte Motivation und erwünschte Aktivierung eurer Mitarbeitenden. Relevanz ist also der eigentliche Schlüssel zum Erfolg.

Entfacht ein echtes „Wir-Gefühl“

Der Aufbau von relevanten Beziehungen zu und zwischen euren Mitarbeitenden fördert den dialogischen Austausch, die (Mitarbeiter-)Beteiligung an allen (Kommunikations-)Prozessen und das erwünschte Engagement. Aufgrund dieser Integrations- und Kollaborationsfähigkeit entsteht eine Gemeinschaft und das erwünschte Wir-Gefühl.

Fördert den direkten Dialog

Die Zeiten von „Einbahnstraßen-Kommunikation“ und langen ineffizienten Kommunikationswegen gehören der Vergangenheit an. Häufig nutzen Mitarbeitende und das Management aber immer noch unterschiedliche Kanäle. Das Konsolidieren dieser Unternehmensnetzwerke ist also immens wichtig und sorgt dafür, dass alle Hierarchie-Ebenen Raum erhalten, um sich aktiv und authentisch Gehör zu verschaffen und zu beteiligen – vom Azubi bis zum Vorstand.

Kommuniziert zuerst intern, dann extern

Insgesamt trägt die interne Kommunikation vor der externen Kommunikation dazu bei, eine starke, engagierte Belegschaft aufzubauen und sicherzustellen, dass alle Beteiligten gut auf die Nachrichten vorbereitet sind, die nach außen getragen werden.

Welche positiven Nebeneffekte entstehen durch effiziente interne Kommunikation?

Innovation wird gefördert

Insgesamt trägt eine effektive interne Kommunikation dazu bei, die Rahmenbedingungen für Innovationen zu schaffen, indem sie die Zusammenarbeit, das Engagement und den Ideenaustausch innerhalb des Unternehmens fördert. Dies kann dazu beitragen, Wachstum und Wettbewerbsfähigkeit zu steigern.

Euer Changemanagement wird erfolgreich gestaltet

Mittelständische Unternehmen müssen agil sein, um auf Veränderungen im Marktumfeld adäquat zu reagieren. Herausforderungen wie der Umgang mit dem Klimawandel, den aktuellen geo- und soziopolitischen Verwerfungen, dem Dauerbrenner Digitalisierung und einem zeit- und kostenintensiven „War for Talents“ gilt es zu meistern. All das kostet Kraft, bindet viel Zeit und Kapital. Mit einer modernen Mitarbeiterkommunikationsplattform werdet ihr also nicht nur agiler, sondern ihr steigert auch eure Resilienz.

Eure Digitalisierung nimmt an Fahrt auf

Die interne Kommunikation fördert die Akzeptanz und das Verständnis für die Digitalisierung, motiviert die Mitarbeiter zur aktiven Beteiligung und unterstützt die erfolgreiche Umsetzung von digitalen Initiativen in Unternehmen. Eine klare und effektive interne Kommunikation ist ein entscheidender Bestandteil des digitalen Transformationsprozesses.

Euer Unternehmens-Image wird sich verbessern

Ein wohlkonzipiertes Mitarbeiterportal ist Kultur und vermittelt (Unternehmens-)Kultur. Eure Marken-DNA, Mission, Vision, das Corporate Design, Werte, Normen, u.v.m. – all das könnt ihr transparent und nachvollziehbar kommunizieren und somit (er-)lebbar machen. Eure Mitarbeitenden werden zu wertvollen Markenbotschaftern. Sie tragen dazu bei, euer Unternehmensimage zu verbessern, was direkten Einfluss auf euren Unternehmenserfolg hat, da es sich positiv auf verschiedene Aspekte des Geschäfts auswirkt. Die Kundengewinnung und -bindung wird erleichtert, euer positives Image verschafft euch einen Wettbewerbsvorteil, ihr bindet eure Mitarbeiter besser und eure Kunden sind eher bereit, höhere Preise zu zahlen.   

Ihr werdet Wissen einfacher vermitteln und archivieren

Was passiert eigentlich bei euch, wenn Wissen zwar vorhanden, aber nicht „gespeichert“ wird und im schlimmsten Fall abwandert? Es gilt also das (Firmen-)Wissen zu schützen, zu managen und für jedes Teammitglied dauerhaft und einfach zugänglich zu machen. Nutzt die eigene „Schwarm-Intelligenz“ und aktiviert den wichtigen Wissenstransfer und fördert so auch die interne Personal-, Kompetenz- und Talententwicklung. Ein Geschäftsnetzwerk wird dann zu einer echten internen Lern- und Wissensplattform und hat somit direkten Einfluss auf den Reifegrad eurer Belegschaft.

Ihr könnt Büro- und Produktionsmitarbeitende parallel erreichen

Selbst das beste Firmenintranet schafft es nicht, alle Mitarbeitenden auf einmal zu erreichen. Meist besteht die Problematik darin, dass Non-Desktop-Mitarbeitende, z.B. in der Produktion, keine Möglichkeit haben, auf ein solches System zuzugreifen. Ein modernes Innenportal verbindet deshalb eine lokale Lösung mit einer mobilen Applikation. So ermöglicht ihr jedem den Zugriff und ihr generiert in Zukunft die erwünschten Reichweiten.

Corporate Influencing wird erleichtert

Egal ob interne Botschafter oder die Top-Down-Kommunikation mit Vorbildfunktion. Das Corporate Influencing sorgt in vielen Bereichen für eine positive Beeinflussung eurer Mitarbeitenden. Zudem stellt es sicher, dass die Unternehmenskultur und -werte in der gesamten Belegschaft verankert werden.

Die eigene Organisationskommunikation erfolgreich einführen

Es gibt also viele und gute Gründe für ein maßgeschneidertes Konzept, welches eure interne Kommunikation auf ein nächstes Level hebt. Wie Euch das gelingt, erfahrt ihr jetzt:

Schafft zunächst die nötigen Strukturen: Nur was von langer Hand vorbereitet, kann kurzerhand eingeleitet werden. Daher ist es zunächst unabdingbar, Ordnungsnormen zu definieren, damit auch ihr mit den richtigen Botschaften und Inhalten die passenden Zielgruppen erreicht.

Mit klaren Zielvorgaben und einer maßgeschneiderten Kommunikationsstrategie, in der u.a. die nötigen Themen, Medien, Prozesse, Rollen und die eigentliche Kommunikationskultur definiert sind, gelingt euch das. Ziele sind laut Trendmonitor 2022 für mehr als die Hälfte der befragten Unternehmen unklar und nur bei 8 % konkret formuliert und bekannt. Je nach Umfang der geplanten Tätigkeiten solltet ihr deshalb eine Art „Nachrichtenzentrale“ einrichten und einen Redaktionsprozess definieren:

Die Mischung macht’s: Ihr werdet erfolgreich sein, wenn ihr klassische analoge Instrumente (wie z.B. Mitarbeitermagazine, Flyer, das „Schwarze Brett“ o.ä.) mit zeitgemäßen digitalen Angeboten verbindet (wie z.B. Social-Media-Anwendungen, audio-visuelle und elektronische Komponenten). Mit den richtigen Instrumenten an Bord, einer attraktiven und zeitgemäßen Gestaltung, Responsivität und einem Anteil an spielerischen Elementen, vermittelt ihr euren Mitarbeitenden Spaß an internen Nachrichten und erzielt sehr gute Erfahrungs- und Nutzungswerte.

Nehmt möglichst alle mit an Bord: Denn nur so gelingt es euch, eure Mitarbeitenden von vorneherein zu aktivieren und ein WIR-Gefühl zu vermitteln. Das meistert ihr, indem ihr im Verlauf der Einführungs- und Awareness-Phase eurer Intranetimplementierung z.B. Ideenwettbewerbe zur Namensfindung, Content oder auch Umfragen durchführt. Das sorgt für Teilhabe und kreative Ideen. Auch im weiteren Verlauf solltet ihr bei all euren Bemühungen immer den Fokus darauf legen, eure Mitarbeitenden zu motivieren, teilhaben zu lassen und dazu zu bringen, sich zu registrieren.

Auch eine korrekte Adressierung ist immens wichtig, um die nötige Akzeptanz zu erreichen. Differenziert daher immer eure Zielgruppen und unterscheidet zwischen Top-Down bzw. Führungskommunikation, dem Dialog von der Basis bis in die Führungsebenen oder auch Bottom-Up-Kommunikation und All-to-All-Botschaften, also die Kommunikation von jedem für jeden. All das fördert auch das erwünschte Mitarbeiterfeedback, auf Basis dessen ihr eure Entscheidungen noch besser treffen könnt.

Wählt eine zu euch passende Software: Bitte bedenkt, dass die Auswahl des besten Betriebsnetzwerkes stark von euren spezifischen Anforderungen abhängt. Welche Mitarbeiterinformationssysteme nutzt ihr aktuell – Slack, Teams, Zoom, Trello, Asana o.ä. – wie sehen eure individuellen Ziele aus, auf welche technische und organisationale Infrastruktur könnt und wollt ihr künftig zurückgreifen und wie hoch ist euer Budget? Aufgrund der stark variierenden Funktionen und Preismodelle von diversen Anbietern für solche Intranets ist es ratsam, sorgfältig zu analysieren und vorab möglicherweise Testversionen zu nutzen.

Parallel kann es auch sehr hilfreich sein, Digital- und/oder Kommunikationsagenturen mit an Bord zu nehmen. Diese können euch bei der nötigen Analysephase als Sparringspartner dienen und bei der Kommunikationsstrategie konzeptionell unterstützen. Neben vielen weiteren Anbietern für interne Netzwerke wie bspw. Beekeeper, Bonzai Intranet, Blink, Social Chrous, Jive oder Staffice, arbeiten wir eng und partnerschaftlich mit Staffbase, dem führenden Anbieter für Social Intranets zusammen.

Messt den Erfolg eurer Kommunikationsmaßnahmen: Für den Erfolg von internen Kommunikationsmaßnahmen ist eine strategische Erfolgsmessung unabdingbar und aus mehreren Gründen von großer Bedeutung. Nur mit einer solchen Evaluierung könnt ihr feststellen, ob eure Maßnahmen die gewünschten Ergebnisse erzielen.

Auf Basis dieser Erkenntnisse, setzt ihr künftig eure Ressourcen noch effizienter ein und optimiert stetig eure interne Kommunikationsstrategie, was der eigentlichen Zielerreichung dient. Sorgt also dafür, dass euer neues System diese Auswertungsmöglichkeiten bietet. Der Erfolg eurer internen Kommunikation kann auf verschiedene Arten gemessen werden und hängt von euren Zielen und der Art der jeweiligen Kommunikationsmaßnahme ab. Wichtig ist nur, dass ihr es auch tut!

Die fünf Top-Gründe für das Einführen erfolgreicher Mitarbeiterkommunikation

Wenn für euch mindestens zwei der folgende 5 Punkte zutreffen, solltet ihr genau jetzt tiefer in das Thema einsteigen und euch bei uns melden:

1. Eure interne Kommunikation gleicht einer Einbahnstraße.
2. Entweder erhält jeder eurer Mitarbeitenden sämtliche Infos oder überhaupt keine.
3. Eure Organisationsstruktur verwirrt jeden und sorgt so für eine Silo-Mentalität.
4. Ihr könnt immer nur einen Teil eurer Mitarbeitenden erreichen.
5. Wenn Mitarbeiter gehen, geht mit ihnen auch ihr Wissen.

Lasst uns dazu gerne in einen persönlichen Austausch gehen und gemeinsam erörtern, wie wir eure interne Kommunikation auf das nächste Level bringen können.